อัปเดตเอกสารทั้งชุดหลังเปลี่ยนชื่อบริษัท

ตัวอย่างในหน้าแรกคือกรณีนี้

ภาพเปรียบเทียบในหน้าแรกมาจากการรันจริงหนึ่งครั้ง: หน้าสแกนคู่มือสินค้า “SAMPLE” ที่สร้างขึ้นเพื่อทดสอบ แทนที่ชื่อบริษัท ปีของเวอร์ชัน และรุ่นสินค้าด้วยกฎสามข้อ รวม 8 จุด ผลตรวจอ่านกลับผ่านครบทั้ง 8 จุด เส้นตาราง ลายกระดาษ และข้อความที่ไม่ได้แก้เป็นพิกเซลจากภาพต้นฉบับทั้งหมด

เตรียมตารางคำค้นหา

ค้นหา	แทนที่ด้วย
ชื่อเต็มภาษาไทยของบริษัทเดิม	ชื่อเต็มภาษาไทยของบริษัทใหม่
ชื่อเต็มภาษาอังกฤษของบริษัทเดิม	ชื่อเต็มภาษาอังกฤษของบริษัทใหม่
ชื่อย่อเดิม	ชื่อย่อใหม่
ที่อยู่เดิม	ที่อยู่ใหม่
เบอร์บริการเดิม	เบอร์บริการใหม่

ตัวเลขควรตั้งรูปแบบเซลล์ใน Excel เป็น “ข้อความ” มิฉะนั้นเลขศูนย์นำหน้าจะหายไป

ขอบเขตที่แนะนำ

• ควรแก้: คู่มือสินค้า โบรชัวร์ แม่แบบใบเสนอราคา และระเบียบภายในที่ยังใช้งานอยู่
• ไม่ควรแก้: สัญญาที่ลงนามแล้ว ใบเสร็จหรือใบกำกับที่ออกไปแล้ว และหนังสือรับรองที่หน่วยงานรัฐหรือบุคคลภายนอกออกให้ เอกสารเหล่านี้บันทึกข้อเท็จจริงก่อนเปลี่ยนชื่อ และโปรแกรมจะข้ามตามระดับความเสี่ยงด้วย

หลังประมวลผล

ตรวจไฟล์ที่ผลตรวจอ่านกลับในรายงานการประมวลผลเป็น “ต้องตรวจสอบ” และก่อนเผยแพร่ภายนอก ให้สุ่มเปิดตรวจบนคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง

คำถามที่พบบ่อย

ชื่อเดิมมีทั้งชื่อย่อและชื่อเต็ม ควรทำอย่างไร

ใส่ทั้งสองแบบลงในตารางคำค้นหา เมื่อคำค้นหาซ้อนกัน โปรแกรมจะใช้คำที่ยาวกว่า ดังนั้น “บริษัท ตัวอย่าง จำกัด” กับ “ตัวอย่าง” จึงอยู่ในตารางพร้อมกันได้โดยไม่รบกวนกัน

เอกสารเก่าที่ประทับตราหรือลงนามแล้วต้องแก้ด้วยหรือไม่

ไม่ควรแก้ เอกสารที่ลงนามหรือออกให้แล้วสะท้อนข้อเท็จจริง ณ เวลานั้น ระบบระดับความเสี่ยงจะตรวจพบและข้ามไปโดยค่าเริ่มต้น การเปลี่ยนชื่อใช้กับเอกสารและแม่แบบที่ยังใช้งานอยู่เท่านั้น