แก้คำผิดในแฟ้มเอกสารสแกนทีละหลายไฟล์
คำตอบโดยย่อ: การแก้แฟ้มเอกสารคือการแก้คำผิด ชื่อเดิม และหมายเลขเดิมในเอกสารภายในให้เป็นแบบเดียวกัน โดยไม่เปลี่ยนรูปแบบหน้าของไฟล์สแกน ใช้ตารางคำค้นหาเพียงตารางเดียวประมวลผลทั้งโฟลเดอร์ แต่ละไฟล์บันทึกแยกกันไม่ทับกัน และได้รายงานการประมวลผลหนึ่งฉบับเมื่อเสร็จ
งานที่พบบ่อย
- คำผิดที่ซ้ำอยู่หลายแห่งในคู่มือภายในและเอกสารระเบียบ
- ชื่อเดิมและรุ่นเดิมในเอกสารภายใน หลังแผนกเปลี่ยนชื่อหรือสินค้าเปลี่ยนรุ่น
- ปัญหาการค้นหาที่เกิดจากชั้น OCR อ่านผิดตอนสแกน (หลังแทนที่ จะเขียนข้อความที่ถูกต้องและค้นหาได้ลงไปด้วย)
ทั้งหมดนี้เป็นเอกสารภายในที่องค์กรของคุณมีสิทธิ์แก้ไขเอง ส่วนเอกสารที่ลงนามหรือออกให้แล้ว และเอกสารรับรองทางราชการไม่อยู่ในกรณีนี้ โปรแกรมจะจัดการตามระดับความเสี่ยง
วิธีทำ
- เตรียมตารางคำค้นหา: คอลัมน์ A เป็นข้อความเดิม คอลัมน์ B เป็นข้อความใหม่
- เปิดหน้าต่างประมวลผลแบบกลุ่ม เพิ่มทั้งโฟลเดอร์ แล้วเลือก “แทนที่ด้วยคำค้นหาปัจจุบัน”
- ภาษาที่ใช้รู้จำ ฟอนต์ การจัดแนว ฯลฯ จะใช้ตามการตั้งค่าในหน้าต่างหลัก ให้ลองปรับค่ากับไฟล์หนึ่งถึงสองไฟล์ในหน้าต่างหลักก่อน
- เริ่มประมวลผล หยุดได้ทุกเมื่อ โดยโปรแกรมจะหยุดหลังประมวลผลไฟล์ปัจจุบันเสร็จ
- เปิด “รายงานการประมวลผล_วันที่.xlsx” ในโฟลเดอร์ผลลัพธ์ แล้วกรองตามผลตรวจอ่านกลับเพื่อหาไฟล์ที่ต้องให้คนตรวจ
ทำงานอัตโนมัติ
งานเดียวกันนี้รันผ่านบรรทัดคำสั่ง (command line) บนเซิร์ฟเวอร์หรือใน Task Scheduler ได้:
PDFTextReplacer.exe --folder <โฟลเดอร์อินพุต> <โฟลเดอร์ผลลัพธ์> <ตารางคำค้นหา.xlsx>รหัสออก (exit code) แยกกรณีสำเร็จ ล้มเหลว และ “เขียนไฟล์แล้วแต่ผลตรวจมีปัญหา” จึงต่อเข้ากับขั้นตอนงานที่มีอยู่ได้ง่าย ดูรายละเอียดที่โหมดบรรทัดคำสั่ง
คำถามที่พบบ่อย
ไฟล์ต้นฉบับจะถูกเขียนทับหรือไม่
ไม่ถูกเขียนทับ แต่ละไฟล์จะบันทึกเป็นไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์ผลลัพธ์ โดยเติมคำต่อท้ายชื่อไฟล์ หากมีไฟล์ชื่อเดียวกันอยู่แล้วจะใส่หมายเลขให้อัตโนมัติ
ประมวลผลไปหลายร้อยไฟล์ จะรู้ได้อย่างไรว่าไฟล์ไหนต้องให้คนตรวจ
รายงานการประมวลผลจะแสดงทีละไฟล์ว่ามีการแก้ไขกี่จุด ผลการตรวจอ่านกลับ และระดับความเสี่ยง ให้ดูไฟล์ที่ผลตรวจอ่านกลับเป็น “ต้องตรวจสอบ” และ “ไม่ผ่าน” ก่อน
ถ้าในแฟ้มมีเอกสารที่ลงนามแล้วจะทำอย่างไร
โดยค่าเริ่มต้นจะข้ามไฟล์เหล่านั้นและบันทึกไว้ในรายงาน หากจำเป็นจริง ๆ สามารถเลือก “ประมวลผลไฟล์ที่ลงนามหรือออกให้แล้วด้วย” ได้ หน้าผลลัพธ์จะมีตราประทับ “EDITED COPY” (สำเนาที่แก้ไขแล้ว)