快速入門
簡答: 視窗分三欄：左邊依 1-2-3 的順序放設定，中間是尋找結果，右邊是頁面預覽。選擇檔案、填寫關鍵字、按「尋找」，核對後按「取代勾選項目並另存新檔…」，第一次取代就完成了。
操作步驟
- 執行按兩下 PDFTextReplacer.exe，不需要安裝 Python。首次啟動時介面語言跟隨 Windows 顯示語言，可在右下角「介面語言」切換。
- 選擇檔案把 PDF 或圖片拖曳到視窗任意位置，或按「選擇檔案…」。檔案加密時會出現密碼框。
- 設定關鍵字「單筆」模式填寫「尋找文字」和「取代為」（留空表示刪除）；「批次」模式匯入關鍵字表。
- 尋找按左下角「尋找」。掃描頁從目前頁開始辨識，結果邊辨識邊出現，頂端顯示進度和預估剩餘時間。
- 核對點選某一列，右側預覽會跳到那一頁並標出位置。點選第一欄把 ☑ 改成 ☐，這一處就不取代。
- 另存新檔按「取代勾選項目並另存新檔…」。儲存後可以「開啟結果」「開啟所在資料夾」，或「在結果上繼續」再取代一輪。
視窗配置
- 左欄：依 1-2-3 的順序放設定，底部只有一個主按鈕。主按鈕的文字隨階段變化：尋找 → 取代勾選項目並另存新檔… → 開啟結果。
- 中欄：尋找結果。頂端摘要列出總數、未找到的關鍵字、因重疊而合併的項目，以及需要核對的項目。
- 右欄：頁面預覽，可以切換到「預覽取代效果」。
兩種工作模式
左欄頂端的「工作模式」可以在「更正與取代」和「安全去識別化」之間切換。遮蔽會真正刪除資訊並重寫檔案，見安全去識別化。
進階排版選項
預設收合，摘要裡會顯示目前的設定值：
- 對齊：靠左對齊、靠右對齊（適合金額欄等靠右對齊的數字欄）或置中。
- 圖片文字過長時：允許超出、壓縮（最多到 60%），或不超出原範圍。
- 寬鬆比對：辨識時忽略 0/O、1/l、5/S 和大小寫差異，這樣找到的項目會標示「≈寬鬆」。
訊息記錄
視窗底部狀態列只顯示目前的一句狀態，所有訊息依時間記入「訊息記錄」，可以回看和複製。出錯時的對話方塊會說明原因和下一步該怎麼做。
設定會被記住
辨識語言、字型、對齊、工作模式、批次輸出資料夾、視窗大小等會自動記住。檔案內容、關鍵字和密碼不會寫入設定。
常見問題
原始檔案會被修改嗎？
不會。結果一律另存為新檔案。
處理到一半可以停止嗎？
可以。處理中主按鈕會變成紅色「停止」，停止後已找到的結果會保留，並可以「從第 N 頁繼續」。在儲存過程中停止不會留下未完成的檔案。